Lai turpinātu sekmēt publiskās pārvaldes digitālo transformāciju un veicinātu valsts un pašvaldību iestāžu sadarbību, Valsts administrācijas skolas Digitālā akadēmija sadarbībā ar organizāciju RigaTechGirls šī gada septembrī un oktobrī īstenos trešo – noslēdzošo – ciklu praktiskajai programmai Viedo risinājumu kalve. Līdzšinējos divos darbības posmos iniciatīva DigiTilts jau ir pierādījusi savu efektivitāti, ļaujot izstrādāt desmitiem praktisku digitālo prototipu un nodrošinot pamatu mērķtiecīgām darba procesu izmaiņām valsts un pašvaldību institūcijās.
Viedo risinājumu Kalve ir unikāla vide un inovāciju platforma, kurā publiskās pārvaldes ikdienas darba izaicinājumi pārtop praktiskos digitālos prototipos. Tā ir telpa drosmīgām idejām un kopradei, kur ideju autori pulcē ap sevi komandas, lai no problēmas definīcijas nonāktu līdz testētam risinājumam. Iniciatīva balstās principā mācīties darot, sniedzot integrētu atbalsta sistēmu darbiniekiem pārmaiņu ieviešanai. Līdzšinējos divos ciklos Kalvē ir apvienojušies aptuveni 130 darbinieki 31 komandā, un piecu intensīvu ideju maratonu kā arī 14 praktisko darbnīcu laikā sadarbībā ar mentoriem izstrādātas 23 idejas un funkcionējoši digitālie prototipi.
"Mēs bieži runājam par digitālo transformāciju kā tehnoloģiju ieviešanu, taču patiesībā nozīmīga ir cilvēku spēju attīstīšana. DigiTilts programma ir parādījusi, ka, apvienojot publiskā sektora profesionāļu zināšanas ar inovāciju metodēm, mākslīgā intelekta iespējām un mentoriem, iespējams radīt risinājumus, kas ietaupa laiku, uzlabo pakalpojumu kvalitāti un veicina sadarbību starp iestādēm. Man ir patiess prieks redzēt, ka arvien vairāk valsts pārvaldes komandu ir gatavas pašas radīt pārmaiņas!” Saka Riga TechGirls valdes priekšsēdētāja Anna Andersone.
No šīm radošajām dzirkstīm un praktiskajiem meklējumiem ir izkristalizējušies trīs uzvarētājprojekti, kas visuzskatāmāk demonstrē Kalves spēju radīt tūlītēju un paliekošu vērtību. Kā pirmais nozīmīgais solis sabiedrības pašorganizācijā un jauniešu līdzdalībā izceļas iniciatīva #EsiBrīvPrātīgs, kuras mērķis ir radīt vienotu digitālo platformu brīvprātīgajam darbam Liepājā, tādējādi nodrošinot efektīvu informācijas apmaiņu starp aktīviem jauniešiem un organizācijām. Tehnoloģiju sniegto efektivitāti iekšējos procesos apliecina projekts Mēs VARAM – reaģējot uz to, ka personāla speciālisti patērē vidēji 35 stundas mēnesī, atbildot uz kolēģu ikdienas vaicājumiem, komanda izstrādāja inteliģentu mākslīgā intelekta Copilot aģentu INTA, kas turpmāk sniegs tūlītēju atbalstu darbiniekiem un atbrīvos vērtīgu laiku stratēģiskiem uzdevumiem. Savukārt lasītprieku un mūsdienīgu pieeju kultūras telpai apvieno Jelgavas pilsētas bibliotēkas komandas Piespēle radītā lietotne ReadOn, kas ar spēļošanas un sacensību elementu palīdzību ne tikai aicina jauniešus fiziski apmeklēt bibliotēkas, bet arī mērķtiecīgi veicina un popularizē grāmatu lasīšanu viņu vidū.
Jelgavas pieredze: No izaicinājuma līdz lietotnes prototipam un skaidram nākotnes plānam
Jelgavas Pilsētas bibliotēkas komanda ir spilgts piemērs tam, kā pašvaldības iestāde ar mūsdienīgiem rīkiem spēj lauzt stereotipus. Apzinoties, ka jaunieši ikdienā dod priekšroku mobilajām ierīcēm un ātri sasniedzamam saturam, komanda izstrādāja inovatīvu mobilo lietotni ReadON. Tā veidota kā sociāli interaktīva platforma ar spēļošanas elementiem, kur par lasīšanu un iesaisti tiek piešķirti punkti kopīga mērķa sasniegšanai, padarot bibliotēku par saistošu vidi jauniešu acīs.
Jelgavas komandas pārstāvji uzsver, ka dalība Viedo risinājumu kalvē kļuvusi par nozīmīgu atspēriena punktu: "Pateicoties intensīvajām darbnīcām, mentoru atbalstam un mākslīgā intelekta rīkiem, spējām pārvērst savu ideju strādājošā prototipā. Lielākā atziņa bija saprast, cik nozīmīgi ir ieklausīties pašā mērķauditorijā un nepadoties pie pirmajām grūtībām. Intensīvais temps lika samobilizēties un ātrāk virzīties uz priekšu. Darbs pie lietotnes izstrādes turpinās pēc izveidotā ceļa kartes (roadmap), un mūsu mērķis ir palaist lietotni publiskai lietošanai nākamā gada sākumā."
Tiešsaistes iedvesmas un pieredzes apmaiņas pēcpusdiena – 19. augustā
Lai tuvāk iepazīstinātu citas valsts un pašvaldību iestādes ar praktisko pieredzi un iedvesmotu jaunajam rudenī gaidāmajam ciklam, 19. augustā plkst.15:00 norisināsies tiešsaistes pieredzes apmaiņas tikšanās kopā ar Jelgavas komandu Piespēle.
Tiešsaistes tikšanās laikā ikvienam interesentam būs iespēja ne vien uzzināt vairāk par lietotnes ReadON izstrādes gaitu, bet arī uzdot jautājumus par dalību Viedo risinājumu kalvē un noskaidrot, kā praktiski sagatavot savu komandu noslēdzošajam mācību ciklam. Pieteikties informatīvajam semināram ar Jelgavas komandu Piespēle aicinām šeit: https://rigatechgirls.typeform.com/to/Myzmq6Ib
Datu analīze apliecina būtisku efektivitātes kāpumu
Lai analizētu mācību lietderību, Digitālā akadēmija ir ieviesusi sistemātisku mācību ietekmes novērtēšanas pieeju. Pirmie mērījumi programmā DigiTilts, kas kopumā aptvērusi jau 218 dalībniekus, skaidri apliecina, ka izstrādātie risinājumi palīdz radīt taustāmas un izmērāmas pārmaiņas iestāžu ikdienas darbā. Spilgtākie komandu efektivitātes piemēri:
- Darba apjoma optimizācija: Komandu izstrādātie un ieviestie digitālie risinājumi ļauj samazināt procesu darba apjomu konkrētos posmos par aptuveni 61% (samazinot patērēto laiku no 7184 darba stundām līdz 2818 stundām gadā).
- Pakalpojumu izpildes laiks: Atsevišķos procesos tiek prognozēts būtisks pakalpojumu sniegšanas laika saīsinājums par aptuveni 70% – no līdzšinējām 20–25 darba dienām līdz 7 darba dienām.
- Ilgtspējīga sadarbība un profesionālās kopienas: Programmas ietvaros ir sekmīgi izveidotas piecas aktīvas profesionāļu kopienas (Mākslīgais intelekts, Vadība un personāldaļa / personāla vadība, Dati un IT, Projektu vadība, Pašvaldību darbība), kas apvieno vairāk nekā 600 dalībnieku un nodrošina pastāvīgu pieredzes apmaiņu, kā arī paliekošu bāzi turpmākai inovāciju attīstībai.
Noslēdzošais cēliens rudens mēnešos
Gaidāmais trešais un noslēdzošais Viedo risinājumu kalves cikls norisināsies septembrī un oktobrī. Tā ietvaros publiskās pārvaldes komandām atkal būs iespēja piedalīties vienas dienas (8 stundu) intensīvos inovāciju maratonos Rīgā un reģionos, strādājot pie savu iestāžu problēmu definēšanas, kā arī piedalīties produktu izstrādes un IT projektu vadības darbnīcās līdz pat testēta prototipa nonākšanai produkcijas vidē. Piesakiet savas iestādes komandu noslēdzošajam Viedo risinājumu kalves ciklam šeit: https://rigatechgirls.typeform.com/to/VCZpIs7R?typeform-source=www.vas.gov.lv
Plašāka informācija par programmu norisi, pieteikšanās termiņiem un dalības nosacījumiem pieejama Valsts administrācijas skolas mājaslapā https://www.vas.gov.lv/lv/notikums/digitilts-viedo-risinajumu-kalve?date=0
*Projekta mērķauditorija ir valsts tiešās pārvaldes un neatkarīgās iestādes, kā arī pašvaldību administrācijas, iestādes un aģentūras.
Mācību pasākumi organizēti un finansēti ES Atveseļošanas fonda projektu Nr.2.3.2.2.i.0/1/23/I/VARAM/001 "Publiskās pārvaldes digitālā akadēmija" ietvaros